Menghitung gaji pro rata karyawan yang masuk di tengah bulan bisa menjadi hal yang rumit jika tidak dilakukan dengan benar. Oleh karena itu, terdapat beberapa langkah yang harus diikuti untuk memastikan penghitungan ini akurat. Berikut adalah langkah-langkah yang bisa diikuti:
Step 1: Menentukan Jumlah Hari Kerja
Untuk menghitung jumlah hari kerja karyawan yang masuk di tengah bulan, kita harus mengetahui beberapa hal penting, antara lain:
- Tanggal masuk pertama kali karyawan.
- Tanggal cut-off payroll atau penggajian.
Misalnya, HR ingin melakukan penghitungan gaji pro rata untuk bulan Maret, dengan tanggal cut-off payroll adalah tanggal 15. Jika karyawan mulai bekerja pada tanggal 11 (Senin), maka total hari kerja karyawan tersebut dalam periode tersebut adalah 5 hari (dari tanggal 11 hingga 15).
Step 2: Menghitung Total Hari Kerja dalam Periode Tertentu
Setelah mengetahui tanggal masuk dan tanggal cut-off, kita harus menghitung total hari kerja dalam periode yang diinginkan. Hari kerja biasanya dihitung dengan mengesampingkan hari libur nasional, akhir pekan (Sabtu dan Minggu), serta cuti bersama.
Contohnya, jika periode yang ingin dihitung adalah dari tanggal 16 Februari hingga 15 Maret, maka kita perlu menghitung berapa hari kerja yang ada dalam periode tersebut. Katakanlah kita menemukan bahwa terdapat 20 hari kerja dalam periode tersebut.
Step 3: Menghitung Gaji Pro Rata Karyawan
Setelah mengetahui jumlah hari kerja karyawan dan total hari kerja dalam periode tersebut, kita bisa menggunakan rumus berikut untuk menghitung gaji pro rata:
Rumus Gaji Pro Rata:
Gaji Pro Rata = (Jumlah Hari Kerja / Total Hari Kerja dalam Satu Periode) × Gaji Pokok
Namun, perlu diingat bahwa ini hanya perhitungan untuk gaji pokok. Biasanya masih ada komponen tunjangan lainnya yang perlu dihitung. Cara perhitungannya serupa, namun tergantung pada sifat tunjangan tersebut, apakah tetap (fixed) atau berdasarkan kehadiran (per presensi).
- Tunjangan yang Dihitung Berdasarkan Kehadiran
Jika tunjangan seperti tunjangan makan dihitung berdasarkan kehadiran, maka perhitungannya akan lebih mudah. Rumusnya sebagai berikut:
Tunjangan Makan Pro Rata = Jumlah Hari Kerja × Tunjangan Makan per Hari - Tunjangan Tetap (Fixed)
Untuk tunjangan tetap, seperti tunjangan transportasi yang diberikan setiap bulan, maka rumus yang digunakan mirip dengan perhitungan gaji pokok, yaitu:
Tunjangan Transportasi Pro Rata = (Jumlah Hari Kerja / Total Hari Kerja dalam Satu Periode) × Tunjangan Transportasi
Dengan menggunakan langkah-langkah di atas, HR dapat menghitung gaji pro rata dan tunjangan karyawan dengan lebih akurat, sehingga hasil yang diperoleh pun adil sesuai dengan jumlah hari kerja karyawan tersebut.
